Sitä saa mitä tilaa – hakijakokemus in action

Kirjoitus on julkaistu alunperin Duunitorin blogissa

269H

Tämä kirjoitus sai alkunsa tänä aamuna Simo Silmusta ja siitä, että kuulen ja luen jatkuvasti tarinoita huonosti hoidetusta hakijaviestinnästä. Se harmittaa minua. Vaikka kaikkihan sen tietävät, että hyvällä hakijakokemuksella erottuu edukseen. Ja että työnantajakuva on tärkeä. Ja että työnhakija pitäisi kohdata kuin asiakas. Siitäkin huolimatta jopa kiitosviestit tuntuvat olevan enemmän poikkeus kuin sääntö.

Tärkeääkin tärkeämpi työnhakija

Sitä saa mitä tilaa, lauloi Simo Silmu tänä aamuna radiossa voidellessani tyttärelleni aamiaisleipää. Silmu taitanee laulussaan viitata johonkin muuhun kuin rekrytointiin ja hakijakokemukseen, mutta osuu äärimmäisen hyvin niidenkin ytimeen.

Hakijakokemuksesta on puhuttu kyllästymiseen asti viime vuosina. Tärkeitä teemoja, sitä en kiellä. Kaipaan keskusteluun kuitenkin konkretiaa ja käytännönläheisyyttä, sillä hakijakokemusta luodaan ennen kaikkea arkisilla käytännöillä. Usein pienet eleet ovat hakijalle juuri niitä merkityksellisimpiä. Miksei niistä puhuta enempää?

Kun hakijakokemusta aletaan pilkkoa palasiin, yksi suurimmista siivuista on – tai ainakin pitäisi olla – hakijaviestintä. Käytännössä hakijaviestintä tarkoittaa sitä, milloin ja miten hakijoille viestitään rekrytoinnin eri vaiheissa. Hakijaviestintä ei kuitenkaan ole synonyymi tiedottamiselle, kuten varsin yleisesti tunnutaan ajattelevan. Onnistunut hakijakokemus muodostuu, kun pyritään aktiiviseen vuorovaikutukseen hakijoiden kanssa: kerrotaan, mutta myös kuunnellaan, vastataan ja reagoidaan.

Kuulostaa simppeliltä – ja sitä se oikeastaan onkin. Jätskiliput ovat kiva tapa muistaa hakijoita, jotka eivät tule valituiksi. Suklaatuuttia enemmän hakijat kuitenkin janoavat tunnetta siitä, että he ovat tärkeitä ja heidän panostaan organisaatiota kohtaan arvostetaan.

Hyvin suunniteltu, puoliksi tehty

Hakijaviestinnän peruspilari on säännönmukaisuus ja suunnitelmallisuus. Ai miksi? Koska moninaiset tavat hoitaa hakijaviestintää (ja rekrytointia ylipäänsä) eivät rakenna yhtenäistä brändiä ja työnantajakuvaa. Ja myös siksi, että ilman suunnitelmallisuutta ja vastuunjakoa hakijaviestintä tuppaa usein olemaan hätäistä tai joskus unohtumaankin.

Kun uusi rekrytointi startataan, on heti alussa hyvä määrittää hakijaviestinnästä vastaava henkilö sekä aikatauluttaa keskeiset vaiheet, joina hakijoille viestitään haun etenemisestä (kuitti hakemuksen vastaanottamisesta, väliaikatiedot, lisätiedot tehtävästä, kiitosviestit ja niin edelleen). Toki on syytä muistaa, että näiden vaiheiden lisäksi hakijaviestintään sisältyy usein myös sellaista viestintää, jota etukäteen on mahdoton aikatauluttaa (mm. vastaukset hakijoiden yhteydenottoihin).

Hakijaviestinnän on oltava toteutukseltaan mahdollisimman helppoa, jotta se on mielekästä eikä syö koko työpäivän energiaa. Etenkin silloin, kun organisaatiossa vastuu rekrytoinneista ja rekrytointiin liittyvästä viestinnästä on esimiehillä (jotka eivät välttämättä koe rekrytointia työnsä mielekkäimmäksi tai osaamisensa kannalta vahvimmaksi osaksi), hakijaviestinnän periaatteiden ja käytänteiden on oltava selkeitä ja helposti toteutettavissa.

Näppärä järjestelmä on korvaamaton tuki hakijaviestinnässä, mutta kuten todettu, ilman selkeitä käytänteitä ja viestinnällistä pelisilmää hakijaviestinnän kannalta yhtä tyhjän kanssa.

Hihat ylös ja kädet saveen

Vaikkakin mielestäni olen tässä tekstissä päässyt jo ylätason ”hakijakokemus on tärkeä” -hokemasta hieman lähemmäs konkretiaa, alla tiivistettynä vielä muutama käytännön vinkki, joita saa pitää hyödyntää.

  • Kiinnostu aidosti työnhakijoista. Sen lisäksi, että heidän joukossaan on tulevia kollegoitasi ja mahdollisesti myös asiakkaitasi, heillä on organisaatiosi kannalta tärkeää tietoa mm. työpaikkasi vetovoimaisuudesta
  • Suunnittele, aikatauluta ja jaa vastuut. Varaa kalenteristasi etukäteen tarvittavia aikoja. Tämä auttaa paitsi rekrytoinnin onnistuneessa läpiviennissä, myös hakijaviestinnässä
  • Varaa hakijaviestinnälle etenkin suuremmissa hauissa resursseja ja aikaa: on hyvä ymmärtää, että jo kohtuullisistakin rekrytointimääristä puhuttaessa hakijaviestintä harvoin on pikaista puuhastelua, jonka ehtii hoitaa muun työn lomassa
  • Monesti edukseen voi erottua pienilläkin teoilla, sillä valitettavasti kiitosviestitkään eivät ole itsestäänselvyys. Hakijat eivät odota yksityiskohtaisia tilanneraportteja, vaan ihan perustietoja esimerkiksi haun etenemisestä ja aikataulusta
  • Voit helpottaa rekrytoivien esimiesten työtä mm. luomalla valmiita viestipohjia, joita esimiehet sitten voivat muokata tarpeisiinsa sopiviksi
  • Ole aina valmis antamaan lisätietoja hakijoille. Säästät sekä omaa että hakijoiden aikaa, kun määrität selkeät ajankohdat, jolloin olet hakijoiden tavoitettavissa
  • Huomioi erikseen myös avoimet hakemukset – vähintään kiitosviesti, mielellään myös tietoa hakemuksen tilanteesta, tämän hetkisestä osaamistarpeesta tmv.

Entä oletko pohtinut organisaatiollesi uudenlaisia tapoja toteuttaa hakijaviestintää? Mitä, jos tulevan syksyn trainee-haun yhteydessä järjestäisittekin hakijoille tilaisuuden, jossa hakijan on mahdollista esittäytyä ja kuulla lisää tehtävästä ja organisaatiosta? Entäpä jos kiittäisittekin suurta trainee-hakijaporukkaa videotervehdyksellä? Tai järjestäisitte muutaman tunnin avoimen soittoajan hakuajan päätyttyä: olisitte tavoitettavissa ja vastaisitte työuransa alussa olevien nuorten kysymyksiin siitä, miksei oma hakemus tällä kertaa yltänyt jatkoon?

Sitä saa mitä tilaa. Niinpä. Ei se Silmu ihan turhanpäiväisiä laulanut. Kun olet toiselle ystävällinen, hän on sinulle ystävällinen – niinhän se toimii elämässä ylipäänsä. Kun kohtelet hakijoita hyvin, he kohtelevat sinua hyvin. Ehkä jopa haluavat työskennellä kanssasi.

Kuva täältä

Tekijä: millakansonen

Interested in building an interactive work life. Enthusiastic, curious, grammar police, eternal sea-town girl.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s