Panosta vuorovaikutukseen ja työyhteisösi ongelmat on ratkaistu

 

281H.jpg

Marginaalista poikkeusta lukuunottamatta lähes kaikki työyhteisöjen ongelmat juontuvat liian vähäisestä viestinnästä, vuorovaikutuksen puutteesta, yhteisen ymmärryksen ja yhteisöllisyyden puutteesta tai kyvyttömyydestä kuunnella ja ilmaista. 

Kokosin viisi kompastuskiveä, jotka ovat edelleen yllättävän tavallisia organisaatioissa. Kun kivet on käännetty ja kompastuminen vältetty, takaan, että työyhteisön ongelmista valtaosa on ratkaistu.

Ongelma 1: Vuorovaikutuksen merkitystä tietotyössä ei hahmoteta

Monessa organisaatiossa viestintää ja vuorovaikutusta pidetään itsestäänselvyytenä. Niin automaattisena itsestäänselvyytenä, ettei niiden olemassaoloa sen kummemmin noteerata. Eri juttu onkin sitten toimiva, tarkoituksenmukainen ja tuloksekas vuorovaikutus.

Tietotyön raaka-aine on tieto. Tietoa on kuitenkin niin valtava määrä, ettei kukaan meistä pysty yksin hallitsemaan kovin suuria kokonaisuuksia. Ja juuri siitä syystä toimivaa vuorovaikutusta tarvitaan; jotta pystymme jakamaan ja yhdistämään tietovarantojamme ja luomaan sitä kautta uutta tietoa. Kun tietotyön raaka-aine on tieto, raaka-aineita sitova ainesosa on vuorovaikutus.

Ongelma 2: Viestintä ymmärretään vanhanaikasesti tiedottamisena

Ei ole harvinaista, että tiedottamista pidetään viestinnän synonyymina. Joissakin organisaatioissa valtaosa viestinnästä on käytännönkin tasolla edelleen tiedottamista.

Modernissa (työ)elämässä viestintä on kaksisuuntaista vuorovaikutusta, osallistumista ja osallistamista. Käskemällä ja määräämällä ei pitkälle pötkitä – eikä kertomallakaan, ellei kertomisen lisäksi osaa ja halua myös kuunnella.

Ongelma 3: Organisaatiossa ei osata kehittää vuorovaikutusosaamista

Useissa organisaatioissa osaamisen kehittäminen keskittyy substanssiin. Sen sijaan työelämätaitojen kehittäminen on harvinaisempaa herkkua. Monessa organisaatiossa ei tunnuta vielä hahmottavan, että esimerkiksi asiantuntijoiden vuorovaikutusosaamisen kehittäminen on mahdollinen ja erittäin suositeltava tapa nostaa organisaation osaamiskapasiteettia.

Kovastakaan substanssista ei ole hyötyä, elleivät organisaation asiantuntijat kykene tekemään yhteistyötä, kuuntelemaan ja ymmärtämään toisiaan sekä viestimään asiaansa selkeästi ja ymmärrettävästi. Tästä syystä vuorovaikutustaitojen pitäisi olla organisaatioiden osaamisen kehittämisessä ykkösprioriteetteja.

Ongelma 4: Organisaation jäsenet eivät puhu samaa kieltä

Asiantuntijat käyttävät monesti ammattikieltä, jota meidän peruskavereiden on vaikea ymmärtää. Televisiosta tuttu esimerkki tästä on politiikka, mutta ei ilmiö pelkästään politiikkaan ja puoli ysin uutisiin rajoitu. IT puhuu kieltä, jota markkinointi ei tajua. Ja markkinointi käyttää termejä, jotka ovat IT:lle utopiaa.

Kielenkäyttömme rakentaa todellisuuttamme. Jos yhteistyötä tekevät (tai sellaista yrittävät) asiantuntijat eivät kykene ymmärtämään toisiaan, jotain on tehtävä. Yhteisöllisyyden kannalta samassa organisaatiossa eläville yhteiset kokemukset ja yhteinen todellisuus ovat tärkeitä – vaikka ammatilliset kiinnostuksen kohteet olisivatkin erilaisia.

Ongelma 5: Asiantuntijoilla ei ole tilaa ja aikaa kohtaamisiin

Erityisesti perinteisissä organisaatioissa saatetaan istua omissa huoneissa suljettujen ovien takana. Kaverin tekemisistä ei juuri tiedetä. Toisaalta taas modernimmissa organisaatiokulttuureissa asiantuntijat tulevat ja menevät jokainen omalla rytmillään, jolloin kohtaamiset saattavat yhtä lailla olla harvinaisia ja sattumanvaraisia. Kiireen painaessa päälle ei juuri ehditä pysähtyä ja kysyä kollegan kuulumisia.

On tärkeää huolehtia, että organisaation jäsenille löytyy luontevia paikkoja kohdata, keskustella ja vaihtaa ajatuksia. Niissä kohtaamisissa tehdään kollegoista työkavereita ja joukosta työntekijöitä työyhteisöjä.

photo-1431324003833-a7d76ef5770b

Onko jollakulla mielessä muita erityisen painavia kiviä?

Kuvat täältä ja täältä

Työelämän viestintäkulttuurin kipeä kasvupyrähdys

HNCK9261

Olette takuulla kuulleet puhuttavan, että viestintä on suuressa murroksessa. Sitäkin enemmän puhutaan siitä, kuinka työelämä elää valtavaa muutosta. Tästä voinette päätellä, kuinka suuressa murroksessa on työelämän ja organisaatioiden viestintäkulttuuri.

Työelämän viestintäkulttuuri muuttuu, sillä tieto on koko ajan vahvemmin työmme ytimessä. Muotoilemme, luomme ja välitämme työksemme tietoa.

Mikä tietotyön viestintäkulttuurissa sitten muuttuu – tai on jo muuttunut?

1. Viestinnän rytmi

Tiedon määrä kasvaa. Digitalisoitumisen myötä tieto leviää entistä nopeammin ja on helpommin kaikkien saatavilla. Viestintätoimisto Ellun Kanat on lanseeranut osuvasti rytmihäiriö-termin viitatessaan saman tyyppiseen ilmiöön. Hyvä esimerkki viestinnän rytmin vauhdittumisesta on Teri Niitin imetyskuva-gate: eipä (kai?) mahtanut herra arvata, millainen myrsky oli osunut tuulettimeen, kun hän astui lentokoneesta suuren meren toisella puolella.

Organisaatioiden viestintään rytmin muutos aiheuttaa haasteita muun muassa resursoinnin ja työajan (mikä vanhanaikainen käsite tietotyössä, mutta yllättävän monessa asiantuntijaorganisaatiossa on edelleen käytössä tarkka työajanseuranta) näkökulmista. Kun tieto leviää ja elää pikaisella syklillä, työsähköpostin päivystäminen aamukahdeksasta iltapäiväviiteen harvoin enää riittää.

Uusi viestintäkulttuuri on ajantasaista ja erittäin nopeasyklistä: organisaatioiden on oltava valmiita reagoimaan, osallistumaan keskusteluun ja toimimaan silloin, kun tapahtuu.

Jos illalla sosiaalisessa mediassa kuumana käyvään keskusteluun otetaan osaa vasta seuraavana aamuna, ollaan usein myöhässä. (Ja joku muu on takuulla ottanut sen tilan keskustelussa, joka organisaatiolle olisi ollut tarjolla.)

Rytmin muutos haastaa myös organisaatioiden käsityksiä tiedon omistajuudesta ja hallinnasta.

Kun organisaatio julkaisee tiedotteen, blogitekstin tai avaa keskustelun ajankohtaisesta aiheesta Twitterissä, on mahdotonta ennustaa, minne suuntaan keskustelu tulee kulkemaan tai mitä mutkia se vetää suoraksi.

Ja juuri ennakoinnin vaikeuden vuoksi on tärkeää, että organisaatio on mukana keskustelussa. Olipa suunta mikä tahansa, organisaation on hyvä olla aktiivisesti viemässä vuoropuhelua eteenpäin omista arvoistaan ja periaatteistaan käsin.

Tästä hyvänä esimerkkinä Orkla Foodsin #eihaittaameitä-kohu, jossa organisaatio kommentoi rasistiseksi ajautunutta keskustelua lyhyesti ja ytimekkäästi. Orkla Foods otti selkeän pesäeron rasistisia kommentteja laukoviin twiittaajiin ja ilmaisi samalla oman kantansa vellovaan rasismikeskusteluun.

2. Tiedottavasta viestinnästä vuorovaikutukseen

Toinen uuden viestintäkulttuurin näkyvimpiä muutoksia on siirtyminen tiedottamisesta vuorovaikutukseen. Moderni viestintäkulttuuri ei ole enää tiedon välittämistä, vaan tiedon ja merkitysten jakamista ja luomista yhdessä niin kollegoiden kuin asiakkaidenkin kanssa.

Tuloksekas tietotyö vaatii aktiivista, osallistavaa ja luovaa vuorovaikutusta, jotta uuden tiedon syntyminen on ylipäänsä mahdollista. 

Monesti joku tuhahtaa tähän väliin, että kaikkeenko sitä täytyy jokaisen työntekijän lupa kysyä. Vuorovaikutus ei suinkaan tarkoita pyrkimystä yksimielisyyteen tai sitä, että tehtyjen päätösten tulisi miellyttää jokaista. Sen sijaan vuorovaikutus tarkoittaa tasa-arvoa, välittämistä, arvostamista, kuuntelemista, kysymistä ja läsnäoloa.

Vuorovaikutuksessa kyse ei ole vain siitä, mitä tehdään; vähintään yhtä paljon kyse on myös siitä, miten tehdään. 

Tämä kaikki tarkoittaa sitä, ettei viestintä ole enää vain viestintäyksikön ja viestinnän ammattilaisten tehtävä. Viestintä on jokaisen työntekijän oikeus – ja toisaalta myös velvollisuus. Viestinnän ammattilaisten rooli kallistuu sen sijaan entistä enemmän sparraamiseen, coachaamiseen ja suunnan näyttämiseen.

Siirtyminen tiedottavasta viestintäkulttuurista vuorovaikutteiseen viestintään vaatii organisaatiolta yhtä lailla resursseja, mutta myös halua, kykyä ja taitoa olla vuorovaikutuksessa. Sormia napsauttamalla se ei tapahdu, sillä tapa tehdä töitä on usein juurtunut varsin sitkeästi organisaation kulttuuriperintöön. Oikeastaan tässä yhteydessä olisi syytä puhua viestintäkulttuurin sijaan organisaatiokulttuurista, sillä niin vahvasti tapa viestiä määrittää koko organisaation tapaa toimia.

Ketterään, aktiiviseen ja osallistavaan vuorovaikutukseen kykenevät organisaatiot menestyvät, sillä niissä syntyvät uudet ideat ja innovaatiot. 

HNCK9272

Kuvat täältä ja täältä

Viestintä on turhaa

Tiedon jakamisesta yhteisiin merkityksiin

Näinä informaatiotulvan kultavuosina organisaatioita kannustetaan kilpaa avoimeen ja läpinäkyvään viestintään. Viestintä ymmärretään perinteisesti (ja monessa organisaatiossa edelleen pääasiallisesti) tiedon jakamisena ja siirtämisenä. Monessa työpaikassa sitä sitten viestitäänkin oikein urakalla: välitetään tietoa pää ja näppäimistö sauhuten, päivitetään intraa, nettisivuja ja Twitter-tiliä.

listenSe, mitä me oikeastaan tarvitsemme, ei kuitenkaan ole organisaatioviestintää. Me tarvitsemme organisaatiotasoista vuorovaikutusta.

Vuorovaikutus tarkoittaa vähintään kahden ihmisen välistä suhdetta ja toimintaa, jossa osapuolet jakavat ja rakentavat yhteisiä merkityksiä: tietoa, tunteita, kokemuksia, ajatuksia ja yhteisöllisyyttä.


Viestintä on itsekeskeistä

Viestintä ja vuorovaikutus eroavat toisistaan ennen kaikkea responsiivisuuden ja vastavuoroisuuden näkökulmasta. Vuorovaikutus on aina kaksisuuntaista ja edellyttää aitoa kiinnostusta itsensä lisäksi myös toisesta.

Väitän, että – ikävä kyllä – viestinnästä on tullut monessa organisaatiossa itsekeskeistä ja itsekästä.

silence

Tietoa oman organisaation toiminnasta ja palveluista syydetään eteenpäin niin sisäisiin kuin ulkoisiin kanaviin hurjalla vauhdilla. Samaan aikaan, kun keskitytään omaan napaan, ollaan kuitenkin sokeita sille, mitä ympärillä tapahtuu.

Se tyyppi, joka puhuu vain omista asioistaan, on usein se porukan ärsyttävin. Niin on myös se organisaatio, jonka viestinnän tavoitteena on ainoastaan oman sanoman levittäminen.

Vuorovaikutuksen elementit

  • Kiinnostu itsesi lisäksi myös muista ja näytä se! Nosta pää pensaasta ja kuuntele, mitä
    sanottavaa muilla on. Kysele, kommentoi, kehu, kummastele
  • Viestintä ei tarkoita vain faktapohjaista tiedonvälittämistä. Anna tunteidenkin näkyä ja hyödynnä niitä vuorovaikutuksessa. Mieleenpainuvimpiin hetkiimme liittyy aina vahva tunnelataus
  • On pötypuhetta, että organisaatioiden tulisi lausua vain valmiiksi pureskeltuja ja pitkään kypsyteltyjä ajatuksia. Kuumia ovat nyt ne organisaatiot, jotka toimivat keskustelun herättäjinä: heittävät ilmaan mielenkiintoisia kysymyksiä ja ajatuksia, joita sitten porukalla käännellään ja kypsennellään
  • Vuorovaikutus elää hetkessä. Ole valmiina reagoimaan, kertomaan ja kommentoimaan reaaliajassa – tai joku muu tekee sen puolestasi, eikä välttämättä toivomallasi tavalla. Huomenna tämän päivän puhutuin aihe on jo hiillosvaiheessa
  • Laita persoonaa peliin ja luota työntekijöihisi. Ihmiset kiinnostavat, eivät kasvottomat organisaatiot. Anna myös pienten rosojen näkyä: liian siloteltu ja sliipattu on tylsä. Moni organisaatio pyrkii karsimaan kaikki rosot ja kulkemaan turvallista keskitietä, mutta vaarana on tylsä brändi, joka ei herätä ajatuksia tai tunteita mihinkään suuntaan
  • Muista, että vuorovaikutustaidot eivät ole stabiileja ja muuttumattomia. Meillä on mahdollisuus oppia paremmiksi viestijöiksi ja kehittyä niin ilmaisijoina kuin kuuntelijoinakin
  • Opetelkaa koko organisaatio pois mokaamisen pelosta. Tekevälle sattuu, vaikka harvemmin kovin pahasti. Avoimen vuorovaikutuksen aikana virheet näkyvät laajemmalle ja leviävät helpommin, mutta tärkeää on myös jälkihoito: monet netissä levinneet asiakaspalvelukokemukset osoittavat, että oikein hoidettu tilanne on kääntänyt mokan jopa organisaatiolle eduksi

Sitten vaan kommentteja boksiin, LinkedIniin tai Twitteriin, jotta saadaan tästäkin aiheesta rakennettua jotakin uutta – yhdessä.

P.S. Samaa aihetta on viime aikoina sivuttu hieman eri vinkkeleistä mm. seuraavissa kirjoituksissa (ja kirjoitinpa aiheesta itsekin parisen vuotta sitten).

Tie menestykseen rakentuu toimivasta vuorovaikutuksesta 

Kuuletko vai kuunteletko?

Johtaminenkaan ei ole enää pelkkää johtamista 

Johtaja vaikenee taitojen puutteessa

EDIT. Lämmin kiitos kaikille palautteesta – niin rakentavasta kritiikistä kuin kannustuksestakin! Kiva, että tärkeä teema on herättänyt keskustelua.

Haluan vielä tähdentää, että kirjoitukseni tarkoituksena ei ole käsittää viestintää ja vuorovaikutusta täysin erillisinä ilmiöinä. Ajatukseni on, että vuorovaikutus on aina viestintää, mutta viestintä ei välttämättä – ja organisaatioiden toiminnassa ei läheskään aina – vuorovaikutusta. Viestintä-termin sijaan olisin voinut puhua tiedottamisesta, mutta halusin puhua nimenomaan viestinnästä, koska A) organisaatiot itsekin puhuvat useimmiten nimenomaan viestinnästä, B) termi tiedottaminen ei mielestäni kata tässä yhteydessä sitä kaikkea, jonka viestintä terminä kattaa.

Jatketaan keskustelua!

Ylempi kuva täältä, alempi täältä.